Amicale d'Entraide des Affaires Étrangères

Statuts de l’Association amicale d’entraide des Affaires étrangères (AAEMAE) (reconnue d’utilité publique par décret du 23 janvier 1889 ). 

Approuvés par décrets du 27 décembre 1935 et du 25 juin 1970 et arrêté du 7 septembre 2012

Projet adopté par l’Assemblée générale du 12 juin 2015

I. But et composition de l’Association

Article 1er

L’Association dite « Association amicale d’entraide des Affaires étrangères », fondée en 1884, a pour but de venir en aide aux anciens fonctionnaires et agents non-titulaire du ministère des Affaires étrangères et aux ayants-droit des uns et des autres.
Sa durée est illimitée.
Elle a son siège social à Paris.

Article 2

Ses moyens d’action sont l’attribution d’aides financières dont les modalités d’attribution sont décrites dans le règlement intérieur de l’association.

Article 3

L’Association se compose de membres titulaires et de membres bienfaiteurs.
Le ministre des Affaires étrangères est de droit président d’honneur de l’Association.
Tout fonctionnaire et agent non-titulaire du ministère des Affaires étrangères, tant en disponibilité ou en retraite qu’en activité de service, peut être admis dans l’Association comme membre titulaire.
À cet effet, il doit être agréé par le Conseil d’administration et payer une cotisation annuelle.
La cotisation peut être modifiée, sur proposition du Conseil, par l’Assemblée générale.
Le titre de membre bienfaiteur peut être conféré par le Conseil d’administration aux personnes physiques et morales ayant fait un don à l’Association.

Article 4

La qualité de membre de l’Association se perd :

• par la démission ;
• par la radiation prononcée, pour motifs graves, par le Conseil, le membre intéressé ayant été préalablement appelé à fournir ses explications, sauf recours à l’Assemblée générale ;
• par suite de non-paiement de la cotisation annuelle après trois avertissements du Trésorier. Dans ce cas, toutefois, la radiation n’est opérée qu’après avis conforme du Conseil d’administration.

II. Administration et fonctionnement

Article 5

L’Association est administrée par un Conseil composé de quinze membres élus, au scrutin secret, par l’Assemblée pour une période de trois ans renouvelables à la majorité relative des suffrages.
En cas de vacances, le Conseil peut pourvoir provisoirement au remplacement de ses membres décédés ou démissionnaires. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus prochaine Assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
Chaque administrateur ne peut détenir plus d’un pouvoir.
Le Conseil élit chaque année son Bureau, parmi ses membres, au scrutin secret, dans la séance qui suit l’Assemblée générale, et qui doit avoir lieu un mois au plus après la réunion de cette Assemblée.
Le Bureau se compose d’un président, de deux vice-présidents, d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint, d’un trésorier et d’un trésorier adjoint.

Article 6

Le Conseil se réunit une fois au moins tous les six mois et chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou sur la demande du tiers de ses membres.
La présence d’un tiers des membres du Conseil est nécessaire pour la validité des délibérations.
Il est tenu procès-verbal des séances.
Les procès-verbaux sont signés par le Président et le Secrétaire. Ils sont établis sans blancs ni ratures sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’Association.

Article 7

Les membres de l’Association ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées.
Les agents rétribués de l’Association assistent avec voix consultative aux séances de l’Assemblée générale et du Conseil d’administration.

Article 8

L’Assemblée générale, composée des membres titulaires présents ou représentés, se réunit au moins une fois par an, et chaque fois qu’elle est convoquée par le Conseil d’administration ou sur la demande du quart au moins de ses membres.
L’ordre du jour est réglé par le Conseil ; son Bureau est celui du Conseil.
Elle se prononce sur les rapports relatifs à la gestion du Conseil, sur la situation financière et morale de l’Association.
Elle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant, délibère sur les questions mises à l’ordre du jour et pourvoit, quand il y a lieu, au renouvellement des membres du Conseil.
Le vote par correspondance est admis pour les élections et la représentation pour les autres décisions ; toutefois aucun membre présent ne pourra disposer d’un nombre de pouvoirs supérieurs à dix.
Le rapport annuel et les comptes sont adressés chaque année aux membres de l’Association.

Article 9

Les dépenses sont ordonnancées par le président du Conseil d’administration ou l’un des vice-présidents.
En cas de représentation en justice, le Président ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale.
Les représentants de l’Association doivent jouir du plein exercice de leurs droits civils.

Article 10

Les délibérations du Conseil relatives aux acquisitions, échanges et aliénations des immeubles nécessaires au but poursuivi par l’Association, constitutions d’hypothèques sur lesdits immeubles, baux excédant neuf années, aliénations de biens dépendant de la dotation et emprunts, doivent être soumis à l’approbation de l’Assemblée générale.

Article 11

L’acceptation des dons et legs par délibération du Conseil d’administration prend effet dans les conditions prévues par l’article 910 du Code Civil.
Les délibérations de l’Assemblée générale relatives aux aliénations de biens mobiliers et immobiliers dépendant de la dotation, à la constitution d’hypothèques et aux emprunts, ne sont valables qu’après approbation administrative.

Article 12

Aucune discussion sur les questions politiques ou religieuse n’est admise.

III. Dotation – Ressources annuelles

Article 13

La dotation comprend :

• une somme de 36 587,76 euros (dotation initiale), constituée en valeurs nominatives placées conformément aux prescriptions de l’article suivant ;
• les immeubles nécessaires au but poursuivi par l’Association, ainsi que des bois, forêts ou terrains à boiser ;
• les capitaux provenant des libéralités, à moins que l’emploi n’en ait été autorisé ;
• le dixième au moins, actuellement capitalisé, du revenu net des biens de l’Association ;
• la partie des excédents de ressources qui n’est pas nécessaire au fonctionnement de l’Association pour l’exercice suivant.

Article 14

Les capitaux mobiliers, y compris ceux de la dotation, sont placés en titres nominatifs, en titres pour lesquels est établi le bordereau de référence nominatives prévu à l’article 55 de la loi n°87-416 du 17 juin 1987 sur l’épargne ou en valeurs admises par la Banque de France en garantie d’avance.

Article 15

Les recettes annuelles de l’Association se composent :

• du revenu de ses biens à l’exception de la fraction prévue 4- de l’article 13 ;
• des cotisations et souscriptions de ses membres ;
• des subventions de l’État, des collectivités locales et des établissements publics ;
• du produit des libéralités dont l’emploi est autorisé au cours de l’exercice ;
• des ressources crées à titre exceptionnel et, s’il y a lieu, avec l’agrément de l’autorité compétente ;
• du produit des rétributions perçues pour services rendus.

Article 16

Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte d’exploitation, le résultat de l’exercice et un bilan.
Chaque établissement de l’Association doit tenir une comptabilité distincte qui forme un chapitre spécial de la comptabilité d’ensemble de l’Association.
Il est justifié chaque année auprès du préfet de Paris, du ministre de l’Intérieur et du ministre des Affaires étrangères, de l’emploi des fonds provenant de toutes les subventions accordées au cours de l’exercice écoulé.

IV. Modification des statuts et dissolution

Article 17

Les statuts peuvent être modifiés par l’Assemblée générale sur la proposition du Conseil d’administration ou sur la proposition du dixième des membres dont se compose l’Assemblée générale.
Dans l’un et l’autre cas, les propositions de modifications sont inscrites à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée générale, lequel doit être envoyé à tous les membres de l’Assemblée au moins un mois à l’avance.
L’Assemblée doit se composer du quart au moins des membres en exercice présents ou représentés. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours d’intervalle, et cette fois elle peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents.
Dans tous les cas, les statuts ne peuvent être modifiés qu’à la majorité des deux tiers des voix exprimées.

Article 18

L’Assemblée générale appelée à se prononcer sur la dissolution de l’Association et convoquée spécialement à cet effet dans les conditions prévues à l’article précédent, doit comprendre au moins la moitié plus un des membres en exercice présents ou représentés.
Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle, et cette fois elle peut valablement délibérer quel que soit le nombre de ses membres.
Dans tous les cas, la dissolution ne peut être votée qu’à la majorité des deux tiers des voix exprimées.

Article 19

En cas de dissolution, l’Assemblée générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Association. Elle attribue l’actif net à un ou plusieurs établissements analogues, publics ou reconnus d’utilité publique, ou à des établissements visés à l’article 6, alinéa 2 de la loi du 1er juillet 1901 modifiée.

Article 20

Les délibérations de l’Assemblée générale prévues aux articles 17, 18 et 19 sont adressées sans délai au ministre de l’Intérieur et au ministre des Affaires étrangères.
Elles ne sont valables qu’après l’approbation du Gouvernement.

V. Surveillance et règlements intérieurs

Article 21

Le Président doit faire connaître dans les trois mois à la préfecture de Paris tous les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’Association.
Les registres et pièces de comptabilité de l’Association sont présentés sans déplacement sur toute réquisition du ministre de l’Intérieur ou du préfet de Paris ou à leurs délégués ou à tout fonctionnaire accrédité par eux.
Le rapport annuel et les comptes sont adressés chaque année au préfet de Paris, au ministre de l’Intérieur et au ministre des Affaires étrangères.

Article 22

Le ministre des Affaires étrangères et le ministre de l’Intérieur ont le droit de faire visiter par leurs délégués les établissements fondés par l’Association et de se faire rendre compte de leur fonctionnement.

Article 23

Les règlements intérieurs préparés par le Conseil d’administration et adoptés par l’Assemblée générale doivent être soumis au préfet de Paris et au ministre des Affaires étrangères.
Ils ne peuvent entrer en vigueur qu’après approbation du ministre de l’Intérieur.

Fait à Paris, le 12 juin 2015
Le Président - Bernard POLETTI